KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU AYDINLATMA METNİ

 

Değerli İlgili,

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere; kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla kabul edilen 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK); 7 Nisan 2016 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanmış ve ilgili yürürlük maddesi uyarınca anılan kanunun 8, 9, 11, 13, 14, 15, 16, 17 ve 18. maddeleri 07 Ekim 2016 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.

Ayaz Aqua Beach Otel (Üçlü Turizm Otel İşletmeciliği Tic. Ltd. Şti.) olarak (“Ayaz Aqua” veya “Otel”), kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanmasına çok önem veriyoruz. Kişisel verileriniz Üçlü Turizm Otel İşletmeciliği Tic. Ltd. Şti. tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) yer alan temel ilkelere ve kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmekte, muhafaza edilmekte ve korunmaktadır. Bu amaçla, verilerin korunması için her türlü önlemi alan ve azami hassasiyet gösteren bir otel olarak, kişisel verilerinizin işlenmesi hususunda siz değerli ilgilileri bilgilendirmek isteriz.

 

Tüm bunlar ışığında, kişisel verileri metinde yazan ancak bunlarla sınırlı olmayan bir şekilde elde edilecek, kaydedilecek, depolanacak, işlenecek, saklanacak, kullanılacak, aktarılacak ya da devralınacak Otel misafirleri, Otel Müşterileri, Üçlü Turizm Otel İşletmeciliği Tic. Ltd. şirketi (otel) hissedarları, Otel yetkilileri, Otel çalışanları, Otel çalışan adayları, iş ve/veya hizmet ilişkisi içinde olduğumuz tüm kurumlar, kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, ziyaretçiler ve ilgili diğer tüm üçüncü kişiler bakımından işbu Aydınlatma metni düzenlenmiş bulunmaktadır.

 

1.        Kişisel Verileri İşleme İlkelerimiz

Kişisel verileriniz tarafımızca aşağıdaki ilkeler ışığında işlenmektedir:

·         Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

·         Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

·         Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,  

·         İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,           

·         İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

 

a)        Aydınlatma Yükümlülüğü

Kişisel Verileri Koruma Kanunu madde 10, veri sorumlularına, verileri işlenen ilgili kişilerin bu hususta onayları alınırken aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesini aramaktadır. İlgili madde kapsamında “veri sorumlusu” sıfatını haiz Ayaz Aqua Beach Otel (Üçlü Turizm Otel İşletmeciliği Tic. Ltd. Şti.) “ilgili kişileri”:

·         Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

·         Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği,

·         İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, 

·         Kişisel verilerin toplanmasının yöntem ve hukuki sebepleri,

·         İlgili kişinin KVKK madde 11 uyarınca; veri sorumlusuna yöneltebileceği hakları konusunda bilgilendirmektedir.

Söz konusu bilgilendirme, işbu Aydınlatma Metni ile gerçekleştirilmekte olup açıklamalarımız aşağıda yer almaktadır.

 

b)       Kişisel Verilerin Toplanması, Yöntemi, Sebebi ve İşlenmesi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebepleri:

Kişisel verileriniz, ancak açık rızanız ya da aşağıda belirtilen kanuna uygunluk hallerinden birinin varlığı halinde işlenmektedir. Bunlar;

·         Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

·         Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

·         Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

·         Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

·         İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

·         Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

·         İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halleridir.

Kişisel verileriniz;

•  Otel tarafından sunulan hizmetlerden ve/veya konaklamadan yararlanan, iş ve/veya ticaret ilişkisi içerisinde bulunan kişilerin her türlü hukuki güvenliğinin temini için gerekli çalışmaların yapılması,

•  Otelimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,

•  Otelimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini,

•  Ayaz Aqua Beach Otel güvenliğinin sağlanması,

•  Müşteri ve ziyaretçi ilişkilerinin yürütülmesi,

•  Müşteri ve ziyaretçi iletişim bilgilerinin güncellenmesi,

•  Mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

•  Reklam ve tanıtım faaliyetlerinde bulunulabilmesi ve müşteri şikayet ve ihtiyaçlarının analiz edilebilmesi amacıyla ve KVKK Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde belirtilen veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesine dayalı olarak; sağlanılan hizmet, iş ve/veya ticari faaliyetlere bağlı olarak değişkenlik gösterebilecek olmakla birlikte; internet sitesi, e-posta, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar, pazarlama çalışmaları, konaklama başvuruları, rezervasyon işlemleri, güvenlik kameraları, müşteri şikayet formları, Ayaz Aqua Beach Otel otoparkı plaka görüntüleri Ayaz Aqua Beach Otel ile iş ve/veya ticaret ilişkisi içerisinde bulunan gerçek ve/veya tüzel kişiler ile bu kişilerle birlikte ve/veya adına çalışan kişiler tarafından kişisel verilere ilişkin bilgilendirme yapılması,

•  İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icrası,

•  Otel departmanları ve ofislerinde çalışmak üzere iş başvurusu ile ve/veya çalışmaya başlanması sebebiyle; Personel özlük dosyalarının oluşturulması, bordrolama,

•  Banka ödeme kayıtlarının oluşturulması,

•  Personel adına gelen İcra kayıtlarının düzenlenmesi,

•  Çalışan sözleşme süreci yönetimi,

•  Sigorta yenileme süreçlerinin yürütülmesi,

•  Çalışanlara sağlık hizmetlerinin sağlanması,

•  Çalışan bilgilerinin (3.kişilerle resmi kurum ve yazışmalarda paylaşılması)

•  Kan grubu listelerinin tutulması,

•  Kılık-kıyafet beden ölçüsü ve düzenleme kayıtlarının tutulması,

•  Çalışanlara iş sözleşmesinin ifası kapsamında araç, telefon ve hat tahsis edilmesi,

•  Vekâlet ve imza sirküleri temin süreçlerinin yürütülmesi,

•  Alt işverenlik kapsamında uygunluk değerlendirmelerinin yapılması,

•  Acil durum hazırlıklarının yapılması ve operasyonlarının yürütülmesi,

•  İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,

•  İş sağlığı ve güvenliği kapsamında kaza ve mevzuat yönetimi,

•  Hizmet alım sözleşmeleri süreçlerinin kurgulanması,

•  Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası

•  Çalışanlara e-posta hesabı açılması ve yetkilendirilmesi,

•  Çalışanlara SMS, telefon, internet, e-posta vb. iletişim yöntemleriyle kendisiyle iletişime geçilmesi,

•  Çalışan kimlik kartı düzenlenmesi,

•  İnternet log kayıtlarının tutulması,

•  Ceza mahkumiyet durumu, sicil kaydı,

•  Çalışanın iş akdinin herhangi bir nedenle sona erse dahi, şirket tarafından yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, kanunlarda ön görülen süreler dahilinde kayıtların saklanması,

•  Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

•  Personel seyahatlerinin ve mesailerinin planlanması ve avans süreçlerinin yürütülmesi,

•  Evrak işlerinin yürütülmesi ve takibi,

•  Personel giriş-çıkışları için ve işe geliş gidişlerinin takibi ve kayıtlarının tutulması,

•  Bütçeleme süreçlerinin devamlılığı,

•  Personel eğitimlerinin verilmesi ve yönetimi,

•  Otel içi eğitim ve oryantasyon programlarının planlanması ve icrası,

•  Yönetim kurulu kararlarının yönetimi,

•  Genel kurul toplantısı plan ve yönetimi,

•  Covid-19 ve salgın hastalıklar kapsamında, düzenlenmesi ve yapılması gereken her türlü kanuni ve özel veri ve kayıtların düzenlenmesi kaydedilmesi, 3.kişilere aktarılması, veri sahibinin kişisel verileri ile ilgili bilgilendirme yapması aracılığı ile sözlü, yazılı, fiziki veya elektronik ortamda toplanabilmektedir.

 

Otelimiz, Kanun’a uygun olarak toplamış olduğu kişisel verilerin korunması ve işlenmesi hususunda, Kanun ve ilgili sair mevzuatta belirlenen genel ilkeler çerçevesinde hareket eder. Otelimiz, işbu verilerin korunması ve işlenmesi sırasında Kanun’un 4. maddesine uygun bir şekilde, her türlü kişisel veri işleme sürecinde, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun davranacak ve orantılılık ilkesinin gereklerini gözetecek, işlediği her türlü kişisel verinin doğru ve güncel olmasını sağlayacak ve bu doğrultuda gerekli tüm tedbirleri alacak, veri işleme faaliyetlerini ancak belirli, açık ve meşru amaçlarla sınırlı tutacak, elde ettiği kişisel verileri ancak işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işleyebilecek, kişisel verileri ancak belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için elverişli olduğu takdirde işlenebilecek ve bu amaçlar sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanması için genişletilemeyecek olup; bu ilkelere uygun davranacağını beyan ve taahhüt etmektedir.

 

 

c)         İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; Otelimiz tarafından sunulan konaklama ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların yapılması, sunulan hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, Otelimizin ve Otelimizle iş ve/veya ticaret ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Otelimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Otele ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, iş ortağı/müşteri/tedarikçi/taşeron (yetkili veya çalışanları) değerlendirme süreçleri, itibar araştırma süreçleri, hukuki uyum süreci, denetim, mali işler vb.), Otelimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile Otelimizin insan kaynakları politikalarının ve idari işlemlerinin yürütülmesinin temini amacıyla, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, çalıştığımız acentalara, Otel yetkililerine, hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine doğrultusunda yurt içine ve/veya yurt dışına, veri sahibinin açık rızası ile ve/veya aynı maddelerde belirtilen hallerden bir veya birkaçının varlığı halinde açık rıza aranmaksızın aktarılabilmektedir.

 

Yukarıda belirtilen amaçlarla, kişisel verilerinizin aktarılabileceği kişi/kuruluşlar; mevzuat hükümlerinin izin verdiği ve/veya zorunlu kıldığı özel/kamu kurum veya kuruluşları, doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimiz, Otelimizin çalıştığı acentalar, Ayaz Aqua Beach Otel ve faaliyetlerimizi yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, her türlü kişisel verilerinizin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi veri güvenliği tedbirlerinin alınmasında sorumlu olan diğer üçüncü kişilerdir.

 

d)       İşlenen Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi

Otelimiz ve/veya Otelimizin işbirliği içinde olduğu veya yetkilendirdiği temsilciler dahil gerçek ve tüzel kişiler, Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 1. ve 2. maddeleri uyarınca toplanan kişisel verileri, ilgili mevzuatlar uyarınca işbu verilerin daha uzun süre muhafaza edilmesine izin verilen veya zorunlu tutulan haller saklı kalmak kaydıyla; Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesine ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 7. maddesine uygun olarak, mevzuatta öngörülen ve işbu Aydınlatma Metninde belirtilen işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca muhafaza etmektedir. Kişisel verilerin işlenme amacının ortadan kalkması hâlinde re’sen veya veri sahibinin talebi üzerine işbu veriler Otelimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

e)        Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metninde düzenlenen ve/veya KVKK’da belirtilen ve/veya belirtilecek yöntemlerle, Otelimize iletmeniz durumunda Otelimiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Otelimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK’nın ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

 

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi “ayazaqua.com” adresindeki formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını “Asarlık Mevkii Metin Akman Sk. No: 4 Ayaz Aqua Beach Otel Gümbet/Bodrum/MUĞLA 48400” adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir, ilgili formu kayıtlı elektronik posta adresinizden; güvenli elektronik imzanız ya da mobil imzanız ile info@ayazaqua.com adresine ya da var ise daha öncesinde otelimize bildirdiğiniz ve otelimiz sistemlerinde kayıtlı olan mail adresiniz kanalı ile info@ayazaqua.com adresine mail yolu ile iletebilirsiniz.

 

Otel, Aydınlatma Yükümlülüğü ve Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması, Aktarılması, Saklanması ve İmha Politikası hükümlerini önceden haber vermeksizin değiştirme hakkını saklı tutar.

 

Kullanıcı, Ayaz Aqua Beach Otel’in internet sayfasında bulunan Aydınlatma Yükümlülüğü ve Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması, Aktarılması, Saklanması ve İmha Politikasında yazılı tüm şartları okuduğunu ve kabul ettiğini, bu doğrultuda, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak aydınlatılmış olduğunu ve kişisel verilerinin bu kapsamda kullanımını kabul ettiğini ve buna muvafakat ettiğini beyan eder. Otelin sosyal medya hesaplarından da bahse konu internet sitesi olan “www.ayazaqua.com”  internet sitesine yönlendirme yapıldığından bu hesaplardan da bahse konu Politikaya ulaşıldığını, tüm şartları okuduğunu ve kabul ettiğini, bu doğrultuda, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak aydınlatılmış olduğunu ve kişisel verilerinin bu kapsamda kullanımını kabul ettiğini ve buna muvafakat ettiğini beyan eder.